Inhaltsverzeichnis
Vorbemerkung
Die Erstellung eines neuen Hauptbuches für die Buchführung weicht bei den Paketen von GnuCash-DE von der Standard-Methode von GnuCash ab.
Die SKR-Pakete von GnuCash-DE werden als sg. CSV-Dateien ausgeliefert. CSV steht für 'Comma Separated Values'; zu deutsch: "Komma getrennte Werte".
Dies ist ein einfaches, standardisiertes und zeilen-orientiertes Text-Format der Form:
(Zeile 1) wert1, wert2, wert3, ... , wertX
(Zeile 2) wert1, wert2, wert3, ... , wertX
(Zeile 3) wert1, wert2, wert3, ... , wertX
u.s.w.
Dieses Format bildet auf einfachste Weise Tabellen ab und kann beliebig zwischen Rechner-Platformen ausgetauscht werden und mit jeder beliebigen Tabellenkalkulation (Microsoft-EXCEL, OpenOffice-/LibreOffice-Calc, GNOME ''Gnumeric, ...) ' komfortabel verarbeitet werden, um daraus -auch im Falle von GnuCash- bei Bedarf individuelle Kontenpläne abzuleiten. Prinzipiell kann man CSV-Dateien sogar mit jedem einfachen Text-Editor bearbeiten, da es sich dabei um ein simpeles Text-Format handelt.
Eine detailierte Anleitung für die Installation der GnuCash-DE-Pakete ist auf der Haupt-WEB-site als PDF-Dokument öffentlich zum Download verfügbar:
https://comserve-it-services.de/support/downloads
Vorbereitung für das Arbeiten mit GnuCash
Sinnvollerweise legt man sich erst einmal eine Hierarchie im Bereich der Geschäftsdatenhaltung an, die auch die Buchhaltungsdaten umfasst:
./Geschäft
+ Ausgangsrechnungen
+ Buchhaltung
+ Belege
+ 2018
+ 2019
+ 2020
+ Hauptbuch
+ 2018
+ 2019
+ 2020
+ Kontenrahmen
+ Inventar
(u.s.w.)
Das GnuCash-DE-Paket entpackt man sich in das Verzeichnis 'Kontenrahmen', um sich das Template beim Anlegen eines neuen Hauptbuches für das jeweilige Geschäftsjahr von dort zu importieren.
- Für Linux und MacOS kann man das Template im UTF-8-Format direkt verwenden.
- Für Windows muss man das Template vor dem Gebrauch noch einmal umwandeln, damit Umlaute, scharfes-S und Paragraphenzeichen in den Kontentiteln richtig dargestellt werden.
Dazu läd man sich das Template unter Windows einmal in den 'Editor' (Notepad) und speichert sich das Template unter einem anderen Namen (z.B. 'Windows-Template-SKR04-2021.cvs' wieder ab ("Datei - Speichern unter") und wählt als Ausgabeformat 'ANSI' aus. Dieses Windows-Template-XXXXX.csv kann dann unter Windows als Kontenrahmen-Vorlage zum Anlegen des neuen Hauptbuches verwendet werden.
Die mit der Gnucash-Version ausgelieferten Beispiel-Kontenrahmen sind für eine Geschäftsbuchhaltung völlig ungeignet. Auch die dort bereitgehaltenen SKRs taugen allenfalls noch als "Beispiel" und sind massiv unvollständig, vollkommen veraltet (und damit "gefährlich"). Nach dem Abbruch des Standarddialoges zur Kontenplanauswahl geht man den Weg über
Datei -> Importieren -> Kontenrahmen importieren
In dem File-Dialog bewegt man sich dann zu dem Ablageverzeichnis 'Buchhaltung ->Kontenrahmen' seiner Geschäftshierarchie und wählt dort das Template-XXXXX.csv (Linux, MacOS) für das jeweilige Geschäftsjahr aus. Windows-Anwender wählen dort das auf korrekte Umlaute-Verhältnisse gewandelte Windows-Template-XXXXX.csv aus (s.o.). Das Dialog-Fenster kann dann mit [Anwenden] fortgesetzt werden und es erfolgt der Import des Kontenrahmens aus der gewählten Template -Datei mit einer abschliessenden Erfolgsmeldung. Wenn keine Fehler gemeldet wurden, kann man das Dialog-Fenster dann schliessen.
Wenn die importierte Kontenhierarchie nicht sofort nach dem Import erscheint, ist ggfls. noch einmal
Ansicht -> Neue Kontenhierachie
im Hauptfenster zu klicken, um die frisch importierte Kontenhierachie damit sichtbar zu machen.
Ab GnuCash V4.x ist das Ausarbeiten eine individuellen KontenPLANs prinzipiell nicht mehr notwendig.
Das 'hidden'-Flag ('versteckt') ist ab GnuCash V4.x in der Benutzeroberfläche zugänglich und darüber lassen sich einzelne Konten oder gar ganze Teilbäume der Kontenhierarchie einfach ausblenden, wenn sie nicht benötigt werden. So kann z.B. ein Einzelunternehmer alle Konten, die nur für Kapitalgesellschaften relevant sind, einfach ausblenden.
Der Konten-PLAN ist somit nur noch der 'sichtbare Teil' des zugrundeliegenden ''Konten-RAHMENs', der für den individuellen Bedarf übrig bleibt.
Reduzieren auf den individuellen Kontenplan (GnuCash V4.x)
Um sich das 'versteckt'-Flag sichtbar zu machen, klickt man auf den kleinen Abwärtspfeil "∇" (oben rechts) in der Ansicht der Kontenhierarchie und markiert dort die Auswahl "Versteckt" und in einem zweiten Schritt auch die Auswahl "Platzhalter", damit auch die übergeordneten 'Sammelkonten' ohne Kontonummern als solche angezeigt werden.
Beachten Sie: Durch das Anklicken des "Versteckt"-Häkchens verschwindet der gesamte Teil-Baum unterhalb dieses Punktes vollständig und sofort aus der Ansicht!
Sollten Sie einmal etwas versehentlich ausgeblendet haben, können versteckte Konten und Hierarchieteile mit
Ansicht ⇒ Filtern nach ... ⇒ Tab: Weitere ⇒ Box: "Versteckte Konten anzeigen"
zeitweilig wieder sichtbar machen, um ein irrtümlich gesetztes "Versteckt"-Attribut wieder zu entfernen.
Danach schalten Sie die Anzeige versteckter Hierarchie-Teile/Konten wieder ab, damit die Verstecken-Funktion auch wieder wirksam ist.
In dieser Ansicht der Kontenhierarchie (mit eingeschaltetem "Versteckt"-Flag) klappert man die Kontenhierachie dann ab und versteckt alle Teile der Kontenhierarchie, die man aufgrund der eigenen Unternehmensform definitiv nicht braucht. So wird man für eine -auch kleine- GmbH (Kapitalgesellschaft) den Teilbaum "Personengesellschaft" gänzlich abschalten wollen. Umgekehrt wird eine Personengesellschaft (KG, OHG, ... und ein Einzelunternehmer als Sonderform davon) den Teilbaum "Kapitalgesellschaft" unter Passiva-Eigenkapital 'abklemmen' wollen, weil diese Hierachieteile nicht relevant für die Buchführungsaufgaben sind.
Besondere Akribie ist beim "Eindampfen" des Kontenrahmens auf den individuellen Kontenplan nicht wesentlich. Viel mehr als 20..30 Minuten sollte man zu Anfang nicht investieren, um auf den individuellen Kontenplan zu reduzieren.
Abspeichern des Hauptbuches
Wenn man den Kontenrahmen durch "Abspecken" auf die individuellen Verhältnisse soweit reduziert hat, muss man das neue Hauptbuch noch für das anstehende Buchungsjahr ablegen.
./Geschäft
.....+ Ausgangsrechnungen
.....+ Buchhaltung
...........+ Belege
.................+ 2018
.................+ 2019
.................+ 2020
...........+ Hauptbuch
......................+ 2018
......................+ 2019
......................+ 2020 ⇐
...........+ Kontenplan
.....+ Inventar
.....(u.s.w.)
Das Hauptbuch für das neue Geschäftsjahr 2020 legt man dann als "Meyer KG" in der Geschäftshierarchie unter:
Geschäft ⇒ Buchhaltung ⇒ Hauptbuch ⇒ 2020
z.B. unter dem Namen "Meyer-KG-2020" mittels der Datei-Funktion "Speichern unter" ab.
Damit ist das neue Hauptbuch strukturell für die Buchungstätigkeiten im neuen Geschäftsjahr vorbereitet.
Es fehlen jetzt noch:
- Angaben für das Bezugsgeschäftsjahr (Perioden-Beginn & -Ende)
- Steuertabellen für Umsatz- und Vorsteuer mit den entsprechenden Prozentwerten
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