Für eine geschäftsmäßige Buchführung, sind nach deutschen Richtlinien Geschäftsbücher nach Geschäftsjahren zu führen. Diese müssen sich nicht zwangsläufig am Kalenderjahr orientieren. Im Rahmen der nachfolgenden Darstellung wird jedoch -der Einfachheit halber- davon ausgegangen, daß Geschäftsjahr und Kalenderjahr deckungsgleich sind.
Jedes Geschäftsjahr geht irgendwann zuende und endet im Regelfall mit dem Ablauf des Kalenderjahres am 31.12./24:00 Uhr.
Zu diesem Stichtermin sind die Geschäftsbücher einem Buchungsschluß zu unterziehen; d.h. die Schlußzahlen aller wichtigen (Haupt-)Konten sind zu ermitteln, um sie für die Bilanz und Gewinn-und-Verlußtrechnung (GuV) zu diesem Stichtag heranziehen zu können. (Schluß-Bilanz; SB)
Geschäftsfälle nach dem Stichtermin müssen in Geschäftsbüchern der Folgeperiode verbucht werden. Dazu müssen jedoch zahlreiche Zahlen aus der Schluß-Bilanz des Vorjahres in das Hauptbuch der Finanzbuchhaltung (FiBu) für die Folgeperiode vorgetragen werden (Eröffnungsbilanz; EB)
Der Vorgang "Eröfnungsbilanz" ist ebenfalls ganz zu Beginn bei der Aufnahme der Buchführungstätigkeiten durchzuführen.
Für den Vortrag der Vorjahresbestände (bzw. Anfangsbestände) sind im Kontenplan die s.g. Vortragskonten vorgesehen. In einem SKR04 sind dies die (Eigenkapital-)Konten unterhalb '9000' bis '9090'). Dort werden alle materiellen und immateriellen Vermögensgegenstände und Schulden kategorisiert eingebucht, bevor das Hauptbuch nachfolgend sinnvoll genutz werden kann.
9000 Saldenvorträge Sachkonten (Sammelkonto)
9001-9007 Saldenvorträge
9008 Saldenvorträge Debitoren
9009 Saldenvorträge Kreditoren
9070 Offene Posten 2000
9071 Offene Posten 2001
( .... )
9088 Offene Posten aus 2018
9089 Offene Posten aus 2019
9090 Summenvortrag
Im Regelafall werden die Bestandszahlen aus dem Schlußsaldo der Vorjahresbilanz (bzw. der Vermögens- und Schuldenaufstellung ganz zu Beginn der Buchführungstätigkeiten) entnommen und in den Vortragskonten eingebucht:
Vermögen ...
Bestand: Bank 30.000,-- EUR -> (9001) - Haben
Bestand: Forderungen 12.000,-- EUR -> (9001) - Haben
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Schulden ...
Bestand: Verbindlichkeiten 3.000,-- EUR -> (9002) - Soll
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Nachdem alle Vorträge gemacht sind, werden die Vorträge danach auf die Zielkonten verteilt, wobei sich wieder eine ausgeglichene Bilanz als "Eröffnungsbilanz" ergibt.
9001 30.000,-- EUR 1800 Bank - Soll
9001 12.000,-- EUR 1200 Forderungen aus Lieferung und Leistung - Soll
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9002 3.000,-- EUR 3300 Verbindlichkeiten - Haben
In dem neuen Hauptbuch müssen nach dem Jahresumbruch noch das Anfangs- und Schlußdatum der Buchführungsperiode im Setup konfiguriert werden. Die erfolgt über das Menü .